Compras, más allá de un bajo precio

 

El área de compras enfrenta una gran cantidad de retos para alcanzar las múltiples contribuciones que puede entregar al negocio. Entre los retos más mencionados tenemos las variaciones del tipo de cambio, las compras responsables, los riesgos globales o el incremento de los costos en China, pero hay uno que puede ser el mayor,  el más silencioso, el más desafiante  y el que frecuentemente se ignora.

Este reto no es físico o económico, es mucho más complejo que eso, es algo más profundo que tiene su origen en un pasado remoto, en las viejas formas de hacer negocio y se refiere a la imagen que los tomadores de decisión tienen en su mente de lo significa el área de compras.

En una gran cantidad de organizaciones, de todos tamaños y nacionalidades, el comprador sigue siendo visto como el responsable de lograr menores precios, sus dos grandes indicadores son, las variaciones en el precio de compra (PPV) y los ahorros.

Esta imagen distorsionada, impacta en el entorno que el comprador debe trabajar. Los procesos se enfocarán en justificar un mejor precio, su participación en los equipos de mejora se limitará a lograr reducciones en precios y si realmente tiene mala suerte, terminará reportando al área financiera, ya que sus contribuciones se relacionan solo con el costo y el gasto del Estado de Resultados.

Cambiar la imagen que una persona tiene en su mente, es una tarea que requiere ser atendida desde muchos frentes. Uno de ellos, es mediante la educación, informando a los tomadores de decisión de lo que otras organizaciones están haciendo y lo que los expertos del área publican.

Una más, es a través del trabajo en equipo, en donde los compañeros, pueden experimentar de primera mano todo lo que el área puede hacer por cada uno de ellos.

La tercera, y tal vez la más poderosa, es mediante la difusión de sus resultados y su impacto en el negocio. Es consecuencia natural comprador demuestre con hechos su capacidad para convertirse en una ventaja competitiva para la organización.

Una condición previa a todo este cambio mental, inicia con el pensamiento y la actitud del propio comprador, que debe abandonar su posición de “incomprendido” y asumir un liderazgo en la búsqueda de mejores condiciones para la organización. En lenguaje coloquial diríamos que el comprador “se lo debe creer” antes de que los demás lo compren. Una vez que el comprador entiende su reto, y está dispuesto a asumirlo, será capaz de transmitirle a sus compañeros de trabajo y a sus proveedores, la necesidad de buscar nuevas fronteras de mejora que van mucho más allá del precio.

La transformación de compras, es necesariamente un esfuerzo colaborativo, que requiere del compromiso y el trabajo de las áreas usuarias y de soporte, como legal o finanzas, así como también de los proveedores de primer nivel y en algunos casos de segundo o tercero dentro de la cadena de suministro. Es aquí, donde el comprador debe demostrar sus dotes de liderazgo y administración de proyectos para alcanzar eficientemente los resultados propuestos.

La nueva actitud, debe estar fuertemente soportada por competencias que le permitan ser un agente de cambio permanente.

El modelo de trabajo en donde el comprador está a la espera de las peticiones de los usuarios, solo contribuye a reforzar la visión de un área defensiva, un área que proteja la organización de los intentos de los proveedores por modificar los precios al alza. Se requiere que el comprador, asuma una actitud proactiva basada en un profundo análisis de las debilidades de su empresa, mismas que pueden ser disminuidas o solucionadas por un proveedor externo, y al mismo tiempo, atender las ventajas competitivas que pueden ser fortalecidas con el apoyo del conocimiento y la experiencia de terceros.

El conocimiento del negocio, va mucho más allá de saber el nombre y las responsabilidades del personal o el área. Es necesario entender, claramente, los procesos, los objetivos, las estrategias y los costos asociados con las diversas operaciones, así como también la forma en que se está interactuando con proveedores externos y los niveles de desempeño que éstos están alcanzando.

Tener claridad sobre las diversas estrategias del negocio, permite al comprador establecer un diálogo de más alto nivel con los tomadores de decisiones, le facilita enfocar sus esfuerzos en acciones que contribuyen a mejorar claramente la posición competitiva de la organización y por lo tanto, le permite centrarse en la generación del valor desde diferentes puntos de vista.

Una definición básica de valor considera lo que se recibe, a cambio de lo que se paga, por lo cual, es importante que el comprador deje de pensar solamente en el “denominador” de la ecuación, el precio, y se concentre en las variables del “numerador” que pueden ser: calidad, oportunidad, variedad, disponibilidad, servicio técnico, etc.

Al utilizar este enfoque, el comprador deberá tener mucho cuidado en definir los indicadores de desempeño que demostrarán el resultado obtenido por su esfuerzo, ya que muchos de estos se verán reflejados en la eficiencia y efectividad de otras áreas internas. Una mejora en el desempeño de un material, puede traer como consecuencia mejoras en la productividad de áreas como producción o mantenimiento, por lo tanto, puede no ser evidente la contribución de compras hacia el resultado y como consecuencia todo su esfuerzo dejará de ser valorado.

Acompañando al enfoque de valor, el comprador debe implementar, dentro de sus equipos de trabajo interdepartamentales e inter organizacionales, iniciativas innovadoras, que permitan encontrar nuevas formas de satisfacer las necesidades internas y de los clientes finales. Estos esfuerzos de innovación, pueden estar aparejados con objetivos de sostenibilidad que tanto demandan los mercados actuales.

Seguramente el cambio de actitud del comprador, no solo se verá reconocido al interior de la organización, sino que generará las condiciones adecuadas para establecer mejores relaciones con los proveedores, ya que ellos encontrarán en el comprador una voz que les transmite claramente lo que la empresa requiere de ellos, y también podrá ser el portavoz de las ideas y contribuciones que los externos pueden ofrecer a la organización en la búsqueda de beneficios para ambas organizaciones.

Siempre he afirmado que un buen comprador es un gran vendedor, no sólo porque debe convencer a los proveedores del privilegio y la oportunidad de colaborar con su organización, sino porque también, debe convencer a los usuarios internos de los beneficios que obtienen al utilizar sus servicios profesionales como asesor, consultor y optimizador de recursos.

Ir “más allá del precio”,  debe ser el motivador cotidiano del comprador, sin importar si lo que se está adquiriendo es un producto o servicio de poca trascendencia, o se refiere a los insumos estratégicos de la organización, la nueva forma de enfrentar la responsabilidad es algo que se demuestra en todo momento.

Difícilmente podemos pensar en un área o proceso de la organización que no requiera en un momento dado el suministro de productos o servicios del exterior, poner atención sobre la forma en que se perciben, reconocen y valoran las contribuciones del área, es un requisito esencial para generar todas las otras transformaciones que se requieren para garantizar el máximo desempeño de la función.

 

 

 

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